Bedrijfsvoering

Als gemeente beseffen we dat technologie snel verandert. Ons doel is om ervoor te zorgen dat informatie modern, flexibel, stabiel en voor iedereen toegankelijk blijft. Dit doen we door te zorgen voor een robuuste basis voor de reguliere werkzaamheden en voor een efficiënte harmonisatie/integratie, waarop we vervolgens gecontroleerd innoveren. 

Informatiehuishouding, archivering en recordmanagement  
De informatiehuishouding, inclusief archivering van overheidsinformatie en het recordmanagement, vraagt in 2026 specifieke aandacht. De archiefinspecteur constateert dat er weliswaar grote verbeteringen zijn gemaakt in de afgelopen jaren, maar dat de bezetting onderdruk staat vanwege het grote aantal activiteiten dat door deze specialisten gedaan moet worden in de lijn en in het kader van de naderende fusie Wijdemeren-Hilversum. Een groot aantal (wijzigings)activiteiten volgt daarnaast door de organisatiewijziging binnen Hilversum. 

Alle processen van de gemeente bevatten overheidsinformatie die geordend en toegankelijk geborgd en beheerd moet worden. Met name in het komende 'tussenjaar' wordt er een groot beroep gedaan op de denkkracht, advisering en een extra pakket aan 'doe-werk' vanuit de recordmanagers om dit goed te organiseren. Komend jaar zal een aanmelding bij de voorjaarsnota gedaan worden voor extra (specialistische) capaciteit, om te voorkomen dat de ingezette verbeteringen van afgelopen jaren teniet worden gedaan.

Het in snel tempo uitbreidende takenpakket van recordmanagement, zowel op basis van dossiers als 'records' in onder andere Teams (SharePoint), zal de komende jaren de boventoon blijven voeren. Dat is van belang in het kader van o.a. de WOO, dienstverlening, privacywetgeving en de Archiefwet. Vanuit de archiefinspectie en het toezicht van de provincie (IBT) is de onderbezetting al langere tijd een onderwerp van aandacht in de KPI's die niet behaald worden. Het definitief oplossen van achterstanden en het behalen van de wettelijke standaard zal daarom in 2027 een aandachtspunt zijn. Zonder structurele investering en prioritering op dit thema dreigt niet alleen stilstand, maar achteruitgang in de kwaliteit en rechtmatigheid van onze informatiehuishouding. 

Verbeteren informatietechnologie en vaardigheden  
Gebaseerd op de Visie op informatievoorziening 2025-2030, die Hilversum als stevige digitale stad positioneert en de ontwikkeling van medewerkers benadrukt, richt de gemeente zich op het verbeteren van informatietechnologie en digitale vaardigheden van haar medewerkers. Het doel is om informatie modern, flexibel, stabiel en toegankelijk te houden. Een robuuste basis is essentieel voor gecontroleerde innovatie, vooral omdat hybride werken de norm is. De visie identificeerde een grote behoefte aan het versterken van digitale vaardigheden specifiek voor de transitie naar AI en datagedreven sturing. Vanuit de opgave Digitalisering worden hiertoe initiatieven ontplooid en richt de gemeente zich daarnaast op: 

• Het versterken van de vaardigheden van de medewerkers. In 2026 krijgt het in september 2025 geïntroduceerde gemeente-brede opleidingsplan “Toekomstgerichte gemeente” een vervolg. Hiermee worden alle medewerkers ondersteuning in hun ontwikkeling bij digitale vaardigheden, datagedreven sturen en kunstmatige intelligentie. Het programma ondersteunt meerjarig de kennisontwikkeling draagt in 2026 bij aan de onboarding van de nieuwe collega's uit Wijdemeren. 

• Vergroten i-bewustzijn: net zoals afgelopen jaren wordt ook in 2026 via e-learnings het bewustzijn over informatie (i-bewustzijn) bij medewerkers vergroot op thema's als informatieveiligheid, privacy en ethiek. 

• De gemeente geeft in 2026 met pilotprojecten ruimte aan nieuwe initiatieven en het verkennen en starten van technologieën zoals AI, Data-science en het stimuleren van 'Citizen Development'. Met de pilots wordt gekeken of deze nieuwe initiatieven helpen om de productiviteit te verhogen en/of de kwaliteit te verbeteren. Worden deze een succes en wordt besloten deze breder in de organisatie uit te rollen, zal hier in 2026 een investering op gevraagd worden. 

• Vanuit een beschikbaar gesteld investeringskrediet investeren we in kennis en kunde rondom het automatiseren delen van processen met Robotic Procces Automation (RPA). In 2025 en 2026 willen we met eigen mensen in staat zijn arbeidsintensieve delen van processen te automatiseren, zonder afhankelijk te zijn van dure externe inhuur. Hierdoor kunnen werkdruk bij medewerkers verminderen, meer ruimte creëren voor innovatie en verandering en de dienstverlening naar inwoners verbeteren. Het inzetten van RPA leidt deels tot het verhogen van kwaliteit en deels tot een vermindering van kosten, maar heeft ook een verschuiving van structurele kosten tot gevolg. Uitvoerende taken nemen af, maar beheertaken nemen bij ondersteunende teams toe. De eventueel daarmee gepaard gaande kosten zullen we in de Voorjaarsnota 2026 aanmelden.  

 De fusie met Wijdemeren brengt in 2026 de uitdaging van harmonisatie van digitale omgeving met zich mee. Dit legt, samen met de geplande projecten en reguliere werkzaamheden, druk op de organisatie en bedrijfsprocessen. De noodzakelijke modernisering van de werkplek zal daarbij voldoende aandacht moeten krijgen.  

Focus op Gegevensbescherming en informatiebeveiliging  
In maart 2025 heeft uw raad het Strategisch Gegevensbescherming- en Informatiebeveiligingsbeleid 2025-2029 vastgesteld. Het beleid biedt de kaders voor een zorgvuldige omgang met (persoons)gegevens, waarbij de menselijke maat centraal staat. Het zorgt voor gegevensbescherming op een manier die de beschikbaarheid en kwaliteit van informatie waarborgt en waarbij de (persoons)gegevens verantwoord en ethisch, in overeenstemming met onze kernwaarden kunnen worden gebruikt.  
De gemeente borgt de bescherming van rechten en vrijheden van personen waarvan we (persoons)gegevens verwerken, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierbij wordt waar mogelijk recht gedaan aan de noodzaak gegevens te kunnen gebruiken en delen als deze nodig zijn voor een effectieve dienstverlening, bescherming van de openbare orde en veiligheid of zorgtaken. In 2026 komt daar de uitdaging bij om dit ook uit te voeren voor de gemeente Wijdemeren, waarbij bestuursorganen van de gemeente Wijdemeren nog bestaan en zelfstandig verantwoordelijk blijven voor de gegevensverwerkingen.  

De ambitie voor het realiseren van verbeteringen op het gebied van informatiebeveiliging blijft ook in 2026 onverminderd hoog, waarbij de focus ligt op het halen van de normen zoals omschreven in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De gemeente moet voldoen aan de eisen uit de Cyberbeveiligingwet die eind 2025/begin 2026 van kracht wordt. Hieruit vloeien eisen voort aan opleiding van de ‘Bestuurslaag’ met betrekking tot kennis over informatiebeveiliging. Dit zal in 2026 inspanning en gecertificeerde training vergen.  

Jaarlijks wordt een Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) uitgevoerd om de informatiebeveiligingskwaliteit te onderbouwen. In 2026 streven we ernaar het positieve ENSIA-oordeel voor de gemeente Hilversum te behouden en te versterken.